عقدت على هامشه ندوة “إدارة الوثائق والمحفوظات”
“الندوة ” تعرف بالمعايير الأرشيفية الدولية وأهمية توحيدها في البيئة الرقمية والورقية
“الاجتماع” يناقش الوثائق المتعلقة بتاريخ مجلس التعاون الخليجي مع الأرشيفات العالمية
رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية: اهتمامنا ينبع من الإدراك القائم على ضرورة المحافظة على ذاكرة الأمة
تغطية ـ خالد بن خليفة السيابي :
عقدت الأمانة العامة لمراكز الوثائق والدراسات بدول مجلس التعاون لدول الخليج العربية، دورتها الحادية والثلاثين التي تستضيفها السلطنة ممثلة بهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، وقد ترأس الاجتماع معالي الدكتور فهد بن عبدالله السماري الأمين العام لمراكز الوثائق والدراسات في دول مجلس التعاون لدول الخليج العربية، وأمين عام دارة الملك عبدالعزيز بالمملكة العربية السعودية، حيث ناقش الاجتماع عددا من النقاط المطروحة على جدول أعماله، كما أقر على ضوء ذلك عددا من التوصيات حيال عدد من المقترحات المقدمة من الأعضاء؛ سعياً لخدمة مسيرة الأمانة العامة وتعزيز حضورها المؤسساتي في المجتمع الخليجي بصفة خاصة والعالم العربي بصفة عامة والاضطلاع بدورها في خدمة تاريخ المنطقة. وقد حرصت الأمانة العامة على إنجاز الأعمال المسندة إليها والتشاور مع المراكز الأعضاء وتبادل الخطابات مع الجهات المعنية الأخرى من خلال سكرتارية خاصة.
دعم ومسيرة
بدأ الاجتماع بكلمة لسعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني، رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية رحب فيها بالأعضاء باسم السلطنة في العاصمة العمانية مسقط، كما قدم شكره للأمين العام للأمانة العامة معالي الدكتور فهد السماري على جهوده الواضحة في دعم مسيرة هذا التجمع العلمي المتخصص وتنويع أعماله وتطوير آليات العمل فيه. بعد ذلك عرض نائب الأمين العام الأستاذ علي بن إبراهيم المري التقرير المالي والإداري للأمانة العامة، كما تم التصديق على محضر الاجتماع الثلاثين الذي عقد بالعاصمة القطرية الدوحة، إضافة الى مناقشة متابعة تنفيذ التعاون مع الأرشيف الدبلوماسي التابع لوزارة الشؤون الخارجية بالجمهورية الفرنسية الموقعة مع الأمانة واعداد خطة عمل لتفعيل البرنامج، كما تمت مناقشة مشروع تصوير الوثائق المتعلقة بتاريخ مجلس التعاون الخليجي مع الأرشيفات العالمية، والوثائق الهولندية المتعلقة بتاريخ الخليج العربي، بشأن تبادل مصادر المعلومات لتصوير الوثائق، إلى جانب مناقشة القيام بمجموعة من الدورات التدريبية في مجال التاريخ الشفوي بين دول مجلس التعاون لدول الخليج العربية، والتحضير لعقد مؤتمر دولي في مجال الوثائق بدول مجلس التعاون الخليجي، كما بحثت دعم القطاع الخاص لأنشطة الأمانة العامة واَلية التواصل بين الطرفين، كما تمت مناقشة بشأن إعداد موسوعة مصورة تشمل تبويب كل دولة في مجلس التعاون الخليجي، ويسرد في طيات لباب منها تاريخ المنطقة والأحداث التي عاصرتها تاريخياً في مختلف المجالات، والتي تهدف من خلالها الى إعداد مرجع يرتبط بالجانب البصري ويسرد تاريخ منطقة دول الخليج تاريخيا َليكون مرجعاَ موثقاً للباحثين.
شارك في الاجتماع هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية في سلطنة عمان، والمركز الوطني للوثائق والمحفوظات بالديوان الملكي بالرياض، ودار الملك عبدالعزيز في المملكة العربية السعودية، والأرشيف الوطني بمملكة البحرين، ومركز دراسات البحرين بجامعة البحرين، ومركز عيسى الثقافي بمملكة البحرين، ومركز الوثائق التاريخية والمكتبات بالديوان الأميري بدولة الكويت، ومركز دراسات الخليج والجزيرة العربية بدولة الكويت، ومركز الوثائق والأبحاث بالديوان الأميري بدولة قطر، والأرشيف الوطني بوزارة شؤون الرئاسة بدولة الإمارات العربية المتحدة، ومركز زايد للدراسات والبحوث، ومركز حمدان بن محمد لإحياء التراث بدبي، وهيئة الشارقة للوثائق والأرشيف، ودارة الدكتور سلطان القاسمي للدراسات الخليجية، ومركز الدراسات والوثائق برأس الخيمة.
إدارة الوثائق والمحفوظات
وكانت قد بدأت صباح أمس أعمال ندوة إدارة الوثائق والمحفوظات “نحو المعايير الأرشيفية” والتي تنظمها هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، بالتعاون مع المعهد الدولي لعلوم الأرشيف في تريسته ماريبور (إيطاليا) وجامعة ألما ماتر يوروبيا في ماريبور، وذلك تحت رعاية سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، وبحضور عدد من أصحاب السعادة والمسئولين وبمشاركة رؤساء المؤسسات الوثائقية والأرشيفية في الوطن العربي والباحثين والمهتمين والمختصين في مجال الوثائق والدراسات من الدول الخليجية والعربية، وذلك بفندق كراون بلازا، والذي تتواصل فعالياته على مدار يومين متتاليين.
وتأتي إقامة الندوة على هامش انعقاد الدورة الحادية والثلاثين لاجتماع الأمانة العامة لمراكز الوثائق والدراسات بدول مجلس التعاون لدول الخليج العربية، وتهدف الندوة إلى التعريف بالمبادئ والمعايير الأرشيفية الدولية وأهمية توحيدها في البيئة الرقمية والورقية، إضافة إلى تبادل الخبرات والتجارب في مجال الوثائق والمحفوظات، كما تستهدف الندوة مشاركة رؤساء المؤسسات الوثائقية والأرشيفية في الوطن العربي، الى جانب المختصين بهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية بالسلطنة، والتعريف بالمبادئ والمعايير الأرشيفية الدولية وأهمية توحيدها في البيئة الرقمية والورقية، وتبادل الخبرات والتجارب في مجال الوثائق والمحفوظات.
ذاكرة الأمة
استهلت الندوة بكلمة سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، رحب فيها بأصحاب المعالي والسعادة أعضاء الوفود المشاركة، وقال: إنه لمن دواعي سرورنا وعظيم تقديرنا لكم أيها الأخيار الكرام تشرفنا بلقائكم في مناسبات عديدة واجتماعات عربية ودولية، وها نحن اليوم نتشرف بحضوركم إلى بلدكم سلطنة عمان وفي رحاب مسقط العامرة ومع أخوانكم وأخواتكم في هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية الذين يعتزون بوجودكم ويفتخرون بخبراتكم وإمكاناتكم الفكرية والعلمية والعملية، وإيلائكم الجوانب الحضارية والتاريخية عناية خاصة واهتماما ينبع من الإدراك القائم على ضرورة المحافظة على ذاكرة الأمة، لما تشكله الوثائق من إسهام بالغ الأهمية في التاريخ العربي المجيد الذي أنجزه الإنسان العربي في مختلف مجالات الحياة العلمية والثقافية والاقتصادية والسياسية والاجتماعية على مر العصور والدهور تاريخاً عظيماً وإنجازات قائمة على تجربة إنسانية امتدت إلى الأجيال الحاضرة وتستمر للمستقبل، فاهتمام بالوثائق والتراث والثقافة والإدراك بها يكون زادا صالحاً لشحن وجدان الأمة بأصالتها ورسوخها وكيانها الماضي العريق، والاستعانة به على رقيها في حاضرها ومستقبلها ولا يتأتى ذلك إلا بتنظيم وثائقي يواكب ما نشهده اليوم من تطور سريع في حجم المعلومات التي سنتعامل معها لتسيير أمور الدولة والمجتمع، ويتعين الحفاظ على بعضها لقيمتها التاريخية والبحث العلمي والإبداع الفكري ولهذا فالوثائق تشكل ضرورة لمعرفة مسار حياة المجتمع وتعامله في التحركات الاجتماعية والسياسية والاقتصادية والوثائقية وتعمل على تقوية وتنمية الوظيفة التاريخية لأهميتها في بناء العلاقة مع المستقبل؛ مما يتوجب التخطيط نحو إعادة تأسيسها في وعينا وبنائها في فكرنا لتتمكن المؤسسات من تحقيق مأرب المجتمع وتطلعاته وآفاقه من خلال رفع الوعي العام وتطويره وتنمية التفكير العلمي والمساهمة في إزكاء روح البحث وتلبية متطلبات الخطط وخلق جيل قوي في بنيته الفكرية والعلمية والعملية يعتز بوطنه وتراثه ويحافظ على منجزاته التي ستمكن الأجيال القادمة من قراءة متكاملة لما تحقق من تقدم وازدهار في بلداننا بفضل ما لدى الهيئات والمراكز الوثائقية من رصيد وثائقي يحفظ إنجازات هيئات الدولة لتبقى حية في الذاكرة الوطنية وذاكرة المجتمع ولهذه الغاية المنشودة نجتمع اليوم ونلتقي غداً وستكون بيننا لقاءات واجتماعات نتبادل فيها الخبرات ونبني من خلالها جسور تعاون ونضع نصب أعيننا ما علينا من مسؤوليات على كل المستويات بأهمية مؤسساتنا لحفظ كل ما ينجز ويتحقق مما يتوجب على الدول والحكومات إيلاء اهتمامها بهيئات الوثائق ومؤسسات الأرشيف أنى يكون مسماها، فرسالتها كبيره وقدراتها عظيمه وتعاظم بصدق النوايا وإخلاص العاملين فيها، فهم أمناء لذاكرة أوطانهم وإنجازات مجتمعهم ولهذا فعلينا العمل المتواصل لبناء قدرات العاملين وتمكينهم من اكتساب الخبرات، بما في ذلك المشاركة في الاجتماعات الدولية وحثهم على تقديم اوراق العمل العلمية والمهنية وقد ظهر ذلك جلياً من خلال مشاركة بعض المؤسسات في تقديم اوراق العمل في المجلس الدولي للأرشيف التي لاقت ترحيباً واسعاً وعبرت عن قدراتهم وما قدموا من معلومات وخبرات قيمة تتطلع لمزيد من المساهمة والوقوف على التجارب والخبرات الدولية.
محاور
تضمنت فعاليات الندوة حلقات وأوراق عمل مختلفة بمشاركة عدد من الأكاديميين والأساتذة والباحثين المهتمين حيث سيقدم عدد من المختصين في هيئه الوثائق والمحفوظات الوطنية أوراق عمل عن نظام إدارة الوثائق، بجانب نخبة من المختصين والخبراء من المعهد الدولي لعلوم الأرشيف، تستعرض الندوة مجموعة من المحاور منها احترام النشأة .. أهميتها ودلالاتها، والترتيب الداخلي للرصيد، إضافة الى مبدأ احترام وحدة الرصيد ومراعاة تشكيله، واَليات ترحيل الوثائق إلى هيئات ومراكز الوثائق، واَليات الاستلام والمطالبة، إلى جانب ترقيم وترميز الوثائق ودلالاته، واختصار المحتوى ووصفه، كما سيناقش أماكن الحفظ الوسيط والنهائي للوثائق، وتطبيق النظام مع سائر المؤسسات والهيئات، وتنظيم ومعالجة الوثائق.
التحول نحو حكومة الكترونية
تضمنت الجلسة الأولى من اليوم الأول ست أوراق عمل متنوعة، حيث قدم هشام الروشدي محلل نظم بالهيئة، الورقة الأولى بعنوان “إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية” تناولت ورقة العمل تجربة هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية في مجال إدارة الوثائق الإلكترونية، والتي تأتي كاستجابة للمتغيرات التي طرأت على بيئة العمل الحكومية والتحول نحو حكومة الكترونية. حيث تطرق العرض الى استعراض التجربة منذ نشأة الهيئة وكيف عملت الهيئة وفق استراتيجية على وضع الأسس التي تمكن الهيئة من التكيف مع المتغيرات التي قد تطرأ على بيئة العمل بوضع نظام مرن لإدارة الوثائق يمكن تطبيقه في البيئتين الورقية والالكترونية، بالإضافة الى التطرق الى العناصر التي استندت عليها الهيئة في استراتيجيتها للنهوض بقطاع الوثائق وتحويله لنظام عصري يلبي احتياجات كافة المؤسسات الحكومية. انتقل بعد ذلك الحديث الى تجربة الهيئة في إدارة الوثائق الإلكترونية، استناداً على الأسس التي بنتها الهيئة في استراتيجيتها العامة والخطط والسياسات التي تم إنشاؤها بهدف إيجاد بيئة مثالية للجهات الحكومية تمكن الجهات الحكومية من إدارة وثائقها الالكترونية بما يتوافق مع المعايير والتشريعات التي سنتها السلطنة، ومن حفظ هذا المحتوى الرقمي في بيئة آمنة، كما تم التطرق إلى مراحل التقييم المختلفة التي تنتهجها الهيئة لتقييم الأنظمة في الجهات الحكومية لضمان توافق أنظمتها مع دليل الإجراءات الوطني لإدارة الوثائق الإلكترونية. وفي ختام العرض تم استعراض مجموعة من الخدمات التي تقدمها الهيئة لمختلف الجهات الحكومية في مجال إدارة الوثائق الإلكترونية بهدف الوصول الى نظام عصري لإدارة الوثائق في السلطنة.
منظومة الكترونية
وحملت الورقة الثانية من الجلسة عنوان “إدارة المحفوظات” قدمها حمود بن سليمان الفهدي أخصائي برمجيات بهيئة الوثائق، تحدث فيها عن منظومة إدارة المحفوظات وهي منظومة الكترونية تقوم بإدارة وحفظ الوثائق التي تم انتقاؤها للحفظ الدائم مهما كان شكلها ووعاؤها لغرض تنظيم الاطلاع على الوثائق وتشجيع البحث العلمي والابداع الادبي، كما تطرق الفهدي من خلال ورقة العمل الى أفضل الممارسات في مراحل حفظ المحفوظات والتي تمر بمراحل المختلفة ومنها: التجميع، والتصنيف، والمخازن، والتصوير، والميكروفيلم والإتاحة. الى جانب أهم خدمة تقدم للباحثين والدارسين وهي خدمة البحث في المحفوظات من خلال موقع الهيئة الرسمي، وفي النهاية قدم شرحا عن مشروع الترحيل الالكتروني من المؤسسات الحكومية الى الهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية.
الأرشيف والمجتمع
وجاءت الورقة الثالثة بعنوان “الأرشيف والمجتمع” من حيث تعدد التخصصات والعالمية وبناء الجسور، والتي قدمها البروفيسور المساعد الدكتور بيتر بافل كلاسينتش، تطرق من خلالها الى ذكر العلاقة بين مهنة الأرشيف والمجتمع وتأثير كل منهما على الاخر حيث يساهم الأرشيف في حفظ تاريخ الافراد في المجتمعات وحفظ حقوقهم من الضياع. من جانب آخر ذكر أن السجلات الارشيفية يمكن ان تؤثر على السياسة ولا سيما القرار السياسي والمحاسبة السياسة والنزاعات بين المتعارضين السياسيين. وكذلك تفيد في التنمية الاقتصادية والتخطيط الحضري ووضع السياسات في تطوير البنية التحتية والثقافية والتعليمية والعملية وذلك كله ينصب في خدمة تطوير المجتمع. كما تحدث عن قانون المخطوطات والتغيرات التي تطرأ عليه والعوامل المؤثرة في تحديد القوانين وأسباب تغيرها.
توحيد المعايير
تحدث الدكتور بوجدان بوبوفيتشي في ورقته الرابعة “أهمية توحيد المعايير في إدارة الوثائق” عن أهمية توحيد المعايير من حيث مساهمتها في اتخاذ قرارات صائبة وتساعد على مواءمة التطورات التي تطرأ على إدارة الوثائق، وتطرق الى عرض أهمية المعيار العام والدولي للوصف الأرشيفي، والمعيار الذي يعني بتحويل الوثائق من صيغة الى أخرى وترحيلها الترحيل الآمن، وذكر المخاطر التي تتعلق بتحويل الوثائق أو ترحيلها مثل تجاهل بعض البيانات او فقدانها بشكل متعمد او غير متعمد وعلى ذلك يجب التثبت الدقيق من بيانات الوثائق عند تحويلها او ترحيلها. وتطرق كذلك الى المعيار الذي يحدد شروط النفاذ الى الوثائق الرقمية ومدى قابليتها الى الحفظ للمدى البعيد، والطريقة السليمة التي يتم فيها تحويل الوثائق الورقية إلى رقمية. كما تطرق الى ذكر العديد من المعايير التي تعني بهذا الشأن.
وعنونت الورقة الخامسة بـ”أهمية توحيد المعايير في الأرشيف الرقمي” للبروفيسورة المساعدة الدكتورة تاتيانا هايتنك، فيما اختتمت ورقة سادسة بعنوان “أهمية توحيد المعايير في البيئة التقليدية والتأثير على المستخدمين” للبروفيسورة المساعدة الدكتورة زدينكا سيميليتش.
المصدر: اخبار جريدة الوطن
