مسقط ـ الوطن: الصور ـ العمانية
دشنت هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، معمل الإتلاف الاَمن للوثائق التابع للهيئة، وذلك بعد الانتهاء من تجهيزه بكافة المستلزمات والتحضيرات وذلك تحت رعاية صاحب السمو السيد هيثم بن طارق آل سعيد وزير التراث والثقافة رئيس مجلس إدارة هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية.
يقوم المعمل بتقديم كافة الحلول وخدمات الإتلاف الآمن للوثائق الورقية والأوعية الإلكترونية وما يشابهها لكافة الجهات والمؤسسات الحكومية والشركات والمؤسسات الخاصة والأفراد حسب الإجراءات القانونية والإدارية المتبعة في ذلك باستخدام أحدث التقنيات والتكنولوجيا العصرية في مجال عمليات الإتلاف الآمن مع مراعاة كافة معايير الدقة والسرية، وذلك تماشياً مع توجهات الحكومة في مجال تعزيز أمن المعلومات والمحافظة على البيئة العمانية. ويعتبر معمل الإتلاف الأول من نوعه في الشرق الأوسط، كما أنه حاصل على شهادتي الأيزو في مجال الجودة والصحة وأمن السلامة.
أهدف
يهدف المعمل إلى مركزية تنفيذ عملية إتلاف الوثائق العامة التابعة لكافة الجهات والمؤسسات الحكومية، وضمان تنفيذ عمليات الاتلاف بدقة وسرية متكاملة، والتأكد من عدم تسرب الوثائق العامة والمساس بمصلحة الدولة أو بمصالح الأفراد والمجموعات، إضافة الى التأكد من إجراءات إتلاف الوثائق العامة بالطرق القانونية وتجنب اللجوء إلى عمليات الحرق والردم أو القيام بوضعها بالمكبات العامة للنفايات، مخالفة لما جاء بقانون الوثائق والمحفوظات،
كما يهدف الى التخفيض من التكلفة المالية لعملية إتلاف الوثائق العامة على كافة الجهات والمؤسسات الحكومية أو الشركات والمؤسسات الخاصة والأفراد، ويعمل المعمل الى التأكيد على توفير طابع السرية والخصوصية لكافة الجهات والمؤسسات الحكومية أو الشركات والمؤسسات الخاصة والأفراد أثناء تنفيذ عملية الإتلاف، والقيام بتنظيم وتوثيق كافة عمليات الإتلاف ومتابعتها سنويا وعمل الإحصائيات والدراسات المترتبة عن ذلك، ناهيك عن القيام بتقديم دعم للمؤسسات الصغيرة والمتوسطة وذلك في إمكانية تنفيذ مشروع إعادة تدوير المخلفات الورقية والإلكترونية المتلفة.
الإتلاف سابقـاً
كانت عملية إتلاف الوثائق في السابق تتم عن طريق الطمر في الأرض أو البحر وذلك باستخدام الجرافات والمعدات الثقيلة أو عن طريق الحرق بالنار أو رميها في المكبات العامة أسوةً بالنفايات العامة، وكلتا الطرق لها أضرارً سلبية كبيرة جداً سواءً على البيئة أو على سرية المعلومات في الوثائق المتلفة.
الإتلاف حاليـاً
وتتم حالياً تنفيذ عمليات إتلاف الوثائق بطريقة الفرم الكلي (التفتيت) ويجري تنفيذها بأحدث الوسائل والتكنولوجيا العصرية المستخدمة دولياً، مع مراعاة عنصري الدقة والسرية في تنفيذ عملية الإتلاف، أخذين في الحسبان مبدأ وشعار “الحفاظ على سرية المعلومات وسلامة البيئة” ويتم كل ذلك في معمل الاتلاف الآمن للوثائق بالهيئة (ISO 9001/18001).
خدمات معمل الإتلاف الآمن للوثائق
يعمل المعمل على تقديم مجموعة من الخدمات منها: إتلاف الوثائق والمستندات الورقية، وخدمة إتلاف الأقراص الصلبة (الهارد دسك)، وخدمة إتلاف (الأقراص الممغنطة والمضغوطة وأشرطة الفيديو والأشرطة السمعية)، وخدمة إتلاف معدات وأجهزة الاتصالات والتردد الطيفي والرقمي.
آلية العمل
إن اَلية العمل في المعمل تكمن بعد مخاطبة وموافقة هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية على طلب تنفيذ عملية الإتلاف للجهة المعنية، حيث تقوم الهيئة بتحديد موعد للجهة المعنية لتنفيذ عملية إتلاف الوثائق، ثم تقوم الجهة المعنية بنقل الوثائق المراد إتلافها الى معمل الإتلاف الآمن للوثائق التابع للهيئة (إمكانية توفير حاويات خاصة ومؤمنة لعملية نقل الوثائق من قبل الهيئة)، بعد ذلك القيام بعملية وزن للوثائق المراد إتلافها وإعطاء إيصال بالاستلام موضحاً فيه وزن هذه الوثائق، يأتي بعدها القيام بوضع الوثائق المعدة للإتلاف في حاويات مؤمنة خاضعة لكافة شروط الأمن والسرية، الى أن تصل المرحلة بالقيام بتنفيذ عملية إتلاف الوثائق بحضور ممثل لهذه الجهة المعنية بالوثائق. حيث ستعمل الهيئة على منح شهادة مصدقة لعملية تنفيذ إتلاف الوثائق الورقية أو الالكترونية للجهة المعنية (بطلب من الجهة)، كما ستقوم الهيئة بإصدار فاتورة بنوع الخدمة المقدمة لعملية الإتلاف وتحديد السعر حسب الإجراءات المتبعة في ذلك وحسب جدول رسوم خدمات معمل الاتلاف، تقوم الهيئة بالتصرف بمخرجات عملية الإتلاف سواءً الورقية أو الالكترونية حسب الإجراءات المنظمة لذلك. كما تقوم الجهة المعنية بالوثائق المتلفة بإعداد محضر إتلاف الوثائق إضافة الى تسجيل عملية الاتلاف في سجل عمليات الاتلاف.
المستفيد من خدمات الاتلاف
يعمل معمل الإتلاف على تقديم خدماته الى كافة الجهات والمؤسسات الحكومية، إضافة الى كافـة الجهات والمؤسسات. الى جانب كافة الشركات والمؤسسـات الخاصة، والأفراد وغيرهم من من يرغب بالاستفادة من الخدمات المقدمة.
اجتماع
ويأتي هذا التدشين خلال ترؤس صاحب السمو السيد هيثم بن طارق آل سعيد للاجتماع الدوري الثاني عشر والأول لعام 2017م، لمجلس إدارة هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، وبحضور أصحاب السعادة أعضاء مجلس الإدارة. حيث ناقش المجلس خلال الاجتماع سير الأعمال المتعلقة بتوجهات الهيئة وخططها المستقبلية، فقد اعتمد المجلس محضر اجتماع الجلسة السابقة لمجلس الإدارة، واعتمد التقرير الحسابي الختامي للهيئة لعام 2016م، إضافة لاعتماد الموازنة المعتمد للهيئة لعام 2017م وربط الموازنة بتنفيذ خطة العمل المعتمدة لبرنامج وأنشطة الهيئة لهذا العام، كما ناقش المجلس الإجراءات المتخذة حول التعديلات التنظيمية بالهيكل التنظيمي للهيئة، واستعراض المجلس مشروع إنشاء مبنى موحد لحفظ الوثائق الوسيطة، كما استعرض المجلس كذلك تقرير أنشطة وإنجازات الهيئة خلال عام 2016 الذي شهد تطورا في مجالات العمل لا سيما مجال المؤتمرات والبحوث والدراسات. وقد بارك المجلس الخطوات الجديدة التي حققتها الهيئة خلال العام الماضي.
كما تم استعراض برنامج عمل الهيئة والمنهجية المعتمدة لإعداد وتطبيق ومتابعة نظام إدارة الوثائق الخصوصية خلال عام 2017م، ومناقشة اَلية سير العمل في الخطة الوطنية لفرز الوثائق العامة بالجهات الحكومية. وأحيط المجلس بما تم بشأن مشروع منظومة إدارة المستندات والوثائق الالكترونية الذي تعده الهيئة حاليا ومشروع مركز الاختبار الوطني، حيث تم طرح مشروع منظومة المستندات والمراسلات وإدارة الوثائق في مناقصة عامة من قبل مجلس المناقصات لعدد 14 جهة حكومية وهي محل التحليل الفني تمهيدا لاستكمال الإجراءات وإسنادها في مرحلة لاحقة من قبل مجلس المناقصات، الى جانب إحاطة المجلس بما تم بشأن التنسيق مع وزارة الخارجية حول أهمية دعم البعثات الديبلوماسية العمانية خارج السلطنة لأنشطة الهيئة المتعلقة بتجميع الوثائق التي تخص السلطنة من تلك الدول. وإحاطة المجلس بما انتهى إليه مشروع إنشاء معمل لإتلاف الوثائق تابع للهيئة، وتقديم خدمات إتلاف الوثائق الورقية والأوعية الالكترونية لكافة الجهات، والرسوم المقترحة مقابل تلك الخدمات. واستعرض المجلس عدداً من الموضوعات المدرجة على جدول الأعمال.
تطوير الأعمال المهنية
وأوضح سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية أن اجتماع مجلس الإدارة كان بناء ومثمراً لما يحمله من العديد من الأهداف للهيئة التي روعي فيها تطوير أعمال الهيئة والمستفيد من الخدمات التي تقدمها، مبيناً أنه تم طرح العديد من الأفكار والروئ من قبل أعضاء المجلس للنهوض بدور الهيئة وتطوير آلية عملها ورفع مستوى وكفاءة الخدمات المقدمة لمختلف الجهات.
كما أكد سعادته على أهمية معمل إتلاف الوثائق في تسهيل خدماته للجهات المختلفة، حيث يعتبر انطلاق العمل فيه اعتباراً من اليوم، حيث اعتمد سمو السيد رئيس مجلس الإدارة قرار تحديد رسوم الإتلاف لمختلف الأوعية للوثائق.
المصدر: اخبار جريدة الوطن
