لقاء تعريفي حول إعداد نظام إدارة الوثائق الخصوصية والبدء في إعداد النظام بجامعة السلطان قابوس

نظمت جامعة السلطان قابوس بالتعاون مع هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية أمس لقاء تعريفيا حول منهجية العمل وآليات التكشيف عن الوثائق الخصوصية والبدء في إعداد نظام إدارة الوثائق الخصوصية بجامعة السلطان قابوس وذلك تحت رعاية سعادة الدكتور علي بن سعود البيماني رئيس جامعة السلطان قابوس وبحضور سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية ويأتي ذلك تطبيقا لمقتضيات المرسوم السلطاني رقم 60/2007 المتعلق بإصدار قانون الوثائق والمحفوظات وفي إطار سعي الهيئة إلى إعداد نظام إدارة الوثائق بالوحدات الحكومية.
تحدث في بداية اللقاء سعادة الدكتور على بن سعود البيماني رئيس جامعة السلطان قابوس عن أهمية النظام العصري لإدارة الوثائق موضحا حرص جامعة السلطان قابوس على العمل بالنظام مبينا أهمية اللقاء التعريفي الذي يقدم معلومات تخصصية وفنية في كل ما يتعلق بإعداد نظام إدارة الوثائق الخصوصية بالجامعة شاكرا الجهود المبذولة من قبل هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية في التنسيق والمتابعة.
بعدها تحدث سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية عن أهمية بناء نظام إدارة الوثائق في الجهات المعنية موضحا سعادته فوائد هذا النظام ومميزاته كنظام عصري لإدارة الوثائق والمحفوظات ، مؤكدا بأن تطبيق هذا النظام على جميع التقسيمات الإدارية يساعد على تنظيم الوثائق جارية الاستعمال وسرعة الوصول إليها وكذلك سهولة استرجاعها وتدعيم نجاح العمل الإداري ومردوديته الإيجابية من ناحية وتحقيق الحفظ السليم للوثائق وأمنها ، كما يساعد في تحسين ورفع شأن الإدارة وحفظ حقوق ومصالح الأفراد والمجتمع وعلى هذا الأساس يمكن هذا النظام من الانتقاء المنظم للوثائق الصالحة للذاكرة الوطنية والبحث العلمي والتاريخي.
كما قدم إسحاق بن يعقوب الصقري مدير مساعد لشؤون الدعم الفني بدائرة المتابعة والدعم الفني عرضا تحدث فيه عن النظام العصري لإدارة الوثائق والمحفوظات والإجراءات المتعددة في هذا الشأن من حيث إعداد فهرس لمختلف أنواع الوثائق والملفات لجميع التقسيمات الإدارية التخصصية والتي تعتبر الأداة الإجرائية الرئيسية لنظام إدارة الوثائق الذي يقوم على أساسها إعداد باقي الأدوات الإجرائية الأخرى من جداول لمدد الاستبقاء تعنى بتحديد مدد استبقاء الوثائق بمختلف المراحل (أي بمكاتب العمل ) وكذلك مدة بقائها بمحلات حفظ الوثائق الوسيطة وتحديد مصيرها النهائي سواء بالإتلاف أو بالحفظ الدائم.
تجدر الإشارة إلى أن هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية تقدم المتابعة والدعم الفني بصفة مستمرة لمختلف الجهات الخاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات من خلال هذه اللقاءات التعريفية التي تقوم بها وذلك حرصا منها بالتعريف بنظام إدارة الوثائق كخطوة ممهدة لتطبيق أدواته الإجرائية بعد ذلك.