هناك الكثير من المشاكل التي تواجهنا مع ازدياد اعتمادنا على التكنولوجيا، مشاكل مثل التسويف وإدمان مواقع التواصل الإجتماعي والتشتت، وغالبًا تعاني بواحدة من هذه المشاكل أو أكثر. ربما جربت بعض التطبيقات التي تحاول حل هذه المشاكل، ولكن غالبية هذه التطبيقات لا يمكن تخصيصها وتعديلها بما يناسب حياتنا وعملنا، ومن الأفضل وجود أداة واحدة بدلًا من التشتت بين عدة أدوات.
أداة أنا وجدت حلًا لهذه المشاكل، أنا عبارة عن تطبيق وموقع مبني على فكرة مبتكرة وهي فكرة “اللوحات”، هذه اللوحات يمكنك تخصيصها كما تشاء من من ألوان وأدوات حسب حاجتك.
وفي هذه المقالة نقترح لك سبعة أفكار للوحات يمكنك إنشائها على أداة أنا مفيدة في تنظيم أمور حياتك الشخصية وعملك ودراستك.
توزيع المهام على أيام الأسبوع
توفر أنا أداتين مهمتين لإدارة مهامك وهي قائمة المهام والتقويم، يمكنك من خلال هذه اللوحة وضع المهام الأسبوعية والمناسبات المهمة والأنشطة التي يجب عليك إنجازها خلال هذا الأسبوع ومن ثم توزيع المهام خلال الأسبوع من خلال إضافة حدث على التقويم وتحديد وقت مخصص له، يمكنك تلوين المهام بألوان مختلفة، يمكنك من خلال هذه الميزة تلوين المهام حسب أهميتها، مثلًا اللون الأحمر للمهام المهمة جدًا والأزرق للمهام المتوسطة الأهمية والأخضر للمناسبات.
تنظيم العمل مع فريقك
في اللوحة السابقة لم نستعمل قوائم المهام بكامل مميزاتها، سوف تتضح قوة هذه الأداة وإمكانية تخصيصها العالية في هذه اللوحة.
اللوحة متكونة من 4 قوائم مهام وهي “الأفكار المقترحة” و”الأفكار المقبولة” و”المراجعة” و”تم إنهاء العمل”، هذه الطريقة في تنظيم العمل مفيدة جدًا لإدارة فريق من الكتاب.
حيث يقترح الكتاب الأفكار في القائمة الأولى ومن ثم يتم نقل الأفكار المقبولة إلى القائمة الثانية من قبل المدير وتحديد كاتب معين للمهمة، يكمل الكاتب المهمة ومن ثم يرفق ملف العمل وينقل المهمة إلى المراجعة، يتم مناقشة التعديلات المطلوبة بين المدير والكاتب من خلال قسم “التعليقات” داخل المهمة ومن ثم يتم نقل المهمة إلى القائمة الأخيرة.
يمكنك تلوين القوائم بألوان مختلفة كما في الصورة أعلاه، ويتم نقل المهام من قائمة إلى أخرى من خلال السحب والإفلات (Drag and Drop).
محاضراتك الجامعية
في الفترة الجامعية ازداد عدد المحاضرات لدي بشكل كبير مقارنة بفترة الثانوية، وكان من الصعب معرفة ماذا قرأت وماذا تبقى لي، أبتكرت طريقة وهي كتابة المحاضرة فور أخذها في قائمة المهام (اسم المادة – رقم المحاضرة) مثلًا Physiology-5.
هذه الطريقة سهلت علي تتبع محاضراتي المتراكمة.
في هذه اللوحة سوف نستعمل أداتين فقط، الأولى هي قائمة المهام لتتبع المحاضرات، أما الأداة الثانية فهي لرفع ملفات المحاضرات وترتيبها بشكل مجلدات حتى يسهل عليك إيجاد المحاضرة المطلوبة.
عندما تقرر أن تدرس في المرة القادمة، لن تشعر بأنك تائه، لأن كل محاضراتك وواجباتك مرتبة أمامك في لوحة واحدة.
مركز القراءة
مهما كان اختصاصك، يجب عليك البقاء على إطلاع على آخر المستجدات والأبحاث العلمية، هذه اللوحة مخصصة لذلك. يمكنك وضع “قارئ أخبار” هذه الأداة تضع بها روابط المدونات التي تتابعها لتأتي لك بآخر الأخبار من تلك المدونات بشكل أنيق.
أداة “المفضلة” يمكنك من خلالها تثبيت المواقع التي تتبعها بشكل متكرر. ويمكنك إضافة أداة للملاحظات، لتسجيل ملاحظات للمقالات التي تقرأها وربما حفظ بعض الروابط لمقالات وجدتها مهمة. أي أن هذه اللوحة يمكن أن تكون مركز القراءة الخاص بك.
مخزنك الثمين
بكل تأكيد لديك مئات لقطات الشاشة التي تتضمن أفلام وكتب ومسلسلات التي أعجبتك وتريد مشاهدتها أو قرائتها مستقبلًا، ومن ثم تتراكم لقطات الشاشة لدرجة لا يمكنك العودة والبحث عن مسلسل أو كتاب أعجبك سابقًا.
هذه اللوحة ربمًا قد تكون حلًا لهذه المشكلة، أنشئ ثلاث قوائم مهام، مثلًا: مسلسلات، أفلام، كتب. ويمكنك إنشاء لوحة رابعة وخامسة بالطبع حسب التقسيم الذي تود أن تتبعه، ويمكنك إضافة قارئ أخبار ووضع مواقع تنشر مقالًا إذا ما صدر موسم جديد من المسلسلات المشهورة.
ملاحظات ملونة
إذا جربت سابقًا Sticky Notes على نظام ويندوز أو خدمة Google Keep، فهذه اللوحة مشابهة للفكرتين. أنشئ مجموعة من الملاحظات الملونة ورتبها بالطريقة التي تعجبك (يمكنك أن تنشئ العدد الذي تريد) وعندما تحتاج إلى تسجيل ملاحظة، سجلها على هذه اللوحة.
تقنية الطماطم – ركز في عملك
تقنية الطماطم أثبتت فعاليتها عند الكثير من العاملين والطلاب، حيث تكمن الفكرة في الدراسة أو العمل لمدة 25 دقيقة ثم أخذ استراحة لمدة 5 دقائق والعودة للعمل لمدة 25 دقيقة. يوجد أداة مخصصة في أنا لحساب الوقت، ويمكنك تخصيص مدة العمل والاستراحة بما يناسبك.
يمكنك أيضا إنشاء جدول بمهام اليوم وكل مهمة تحدد لها عدد طماطم (جلسات) تتوقع يمكنك إنجاز المهمة خلالها. هناك أداة مميزة أخرى تقدمها أنا، وهي ميزة الأصوات الهادئة التي يمكنك تشغيلها أثناء العمل أو القراءة، هناك عدة أصوات مثل صوت المطر والرعد والنار وزقزقة العصافير.
مصفوفة إيزنهاور
هل شعرت يومًا إن هناك الكثير من المهام التي يجب أن تنجزها وليس لديك الوقت الكافي لتنجزها كلها؟
مصفوفة إيزنهاور تقترح حلًا لذلك، وهو تقسيم قائمة المهام الخاصة بك إلى أربع مربعات وهي:
- مهم – عاجل
- مهم – غير عاجل
- غير مهم – عاجل
- غير مهم – غير عاجل
حيث يجب عليك إنجاز المهام العاجلة والمهمة أولًا وجدولة المهام المهمة والغير العاجلة، أما المهمات الغير مهمة والعاجلة فوضها إلى شخصًا آخر. المهام الغير مهمة والغير عاجلة لا تقم بها على الإطلاق.
أداة أنا يمكن أن تكون رفيقة دربك خلال اليوم، ويمكن أن تكون وجهتك الأولى صباحًا بدلًا من مواقع التواصل الإجتماعي، ما يميز أنا حقًا هو إنها قابلة للتخصيص بشكل كبير، يمكنك أخذ أفكار من اللوحات التي ذكرتها أو إنشاء واحدة تناسبك أنت وحدك.
الكاتب: عبدالله وليد
التدوينة أداة أنا باللغة العربية: تنظم حياتك وتغنيك عن تطبيقات الإنتاجية ظهرت أولاً على عالم التقنية.
المصدر: أخبار التقنية
